EMCS aus dem ERP: Der Auftrag ist erledigt. Der Vorgang beim Zoll nicht.

01 / Der Vorgang

Für den Innendienst erledigt, für den Zoll offen

Ein Auftrag im ERP hat einen klaren Schlusspunkt. Ware kommissioniert, Lieferschein gedruckt, Rechnung gestellt, Status auf erledigt. Für den Innendienst ist der Fall damit abgeschlossen.

Für den Zoll fängt an dieser Stelle die eigentliche Frist an. Eine Beförderung ist erst beendet, wenn der Empfänger den Eingang gemeldet hat. Dafür hat er Zeit „unverzüglich, spätestens jedoch fünf Werktage nach Beendigung der Beförderung" (§ 33 Abs. 1 AlkStV).

Bis diese Meldung vorliegt, ist der Vorgang offen. Sichtbar ist das in der Internet-EMCS-Anwendung des Zolls. Im ERP steht davon nichts. Es gibt also zwei Stände zum selben Auftrag, und der Innendienst schaut morgens auf den, der ihn für fertig erklärt.

02 / Der Kreis

Wen es trifft, auch beim Wein

Seit dem 13. Februar 2023 ist die elektronische Erfassung keine Option mehr. Nach Angabe des Zolls sind „alle Beförderungen von verbrauchsteuerpflichtigen Waren des steuerrechtlich freien Verkehrs zwingend elektronisch in EMCS zu eröffnen und auch zu beenden". Grundlage ist das 7. Verbrauchsteueränderungsgesetz. Das Dokument heißt v-e-VD, die Beteiligten heißen zertifizierter Versender und zertifizierter Empfänger.

Betroffen sind Spirituosen, Schaumwein, Zwischenerzeugnisse, Bier und Wein.

Der Wein ist die Stelle, an der viele Häuser falsch abbiegen. Stillwein hat in Deutschland einen Steuersatz von 0 Euro je Hektoliter. Die Meldepflicht hängt aber nicht am Betrag. Die IHK Darmstadt schreibt, die Pflicht gelte „überwiegend auch beim Versand von Wein in Länder, in denen die Verbrauchsteuer auf Wein null Euro beträgt". Österreich wird deutlicher: EMCS gilt zwischen Mitgliedstaaten auch, „wenn in sämtlichen betroffenen EU-Mitgliedstaaten die Verbrauchsteuer Null beträgt" (USP.gv.at).

Null Euro Steuer heißt also nicht null Verfahren. Es heißt: dieselbe Meldung, dieselben Fristen, am Ende nur kein Betrag.

Nicht betroffen ist der reine Inlandshandel mit versteuerter Ware. Für den Versandhandel an Privatpersonen gilt ein eigenes Verfahren.

03 / Die Summe

Was ein offener Vorgang kostet

Das Risiko eines offenen Vorgangs ist keine Schätzung. Es ist eine Multiplikation.

Bemessungsgrundlage ist die reine Alkoholmenge bei 20 Grad Celsius (zoll.de). Die Formel: Flaschen mal Liter mal Alkoholgehalt mal Steuersatz je Liter reinen Alkohols. Der Satz liegt 2026 bei 1.303 Euro je Hektoliter reinen Alkohols (§ 2 AlkStG). Schaumwein wird mit 136 Euro je Hektoliter besteuert.

Eine eigene Rechnung, keine Zahl aus einer Quelle: Eine Palette Whisky mit 600 Flaschen à 0,7 Liter und 43 Prozent enthält 180,6 Liter reinen Alkohol. Das sind 2.353 Euro Steuer. Ein Lkw mit 26 Paletten trägt damit rund 61.000 Euro. Dieselbe Palette als Sekt gerechnet: 600 Flaschen à 0,75 Liter sind 4,5 Hektoliter, also 612 Euro.

Der Abstand zwischen 612 und 61.000 Euro erklärt, warum dieselbe Nachlässigkeit bei Schaumwein ein Ärgernis bleibt und bei Spirituosen in der Bilanz ankommt.

Für 2027 ist eine Erhöhung um 20 Prozent geplant. Sie steht im Haushaltsbegleitgesetz 2027 (BT-Drs. 21/7860), die erste Lesung war am 8. September 2026, beschlossen ist das Gesetz nicht. Käme es so, läge der Satz bei 1.563,60 Euro je Hektoliter. Die Palette Whisky wäre dann mit 2.824 Euro bewertet.

04 / Die Haftung

Vier Monate, dann zahlt der Versender

Fehlt die Eingangsmeldung, dreht sich die Beweislast. Die Unregelmäßigkeit gilt dann als im Inland eingetreten. Abwenden kann der Versender das, wenn er innerhalb von vier Monaten nach Beginn der Beförderung nachweist, dass die Ware angekommen ist (§ 17 Abs. 4 AlkStG).

Die Steuer entsteht beim Versender (§ 18 Abs. 2 Nr. 5 AlkStG). Daneben haftet gesamtschuldnerisch, wer Sicherheit geleistet hat (§ 18 Abs. 6 Nr. 5 und Abs. 7 AlkStG). Für Lieferungen in andere Mitgliedstaaten ist eine Sicherheit ohnehin Pflicht (§ 15 Abs. 2 AlkStG).

Verschulden spielt keine Rolle. Der Bundesfinanzhof hat das in einem Beschluss vom 30. September 2010 festgehalten (VII B 45/10). Es zählt nicht, wer die Meldung schuldet oder warum sie fehlt. Es zählt, ob der Nachweis innerhalb der Frist vorliegt.

Bei Systemstörungen gibt es ein Ausfallverfahren auf Papier, Formular 033074. Die Nacherfassung muss „unverzüglich" folgen, ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit (§§ 36, 77 AlkStV). Eine Annullierung ist nur vor Beginn der Beförderung möglich (§ 31 AlkStV). Danach bleibt allein die Zieländerung.

Vier Monate klingen nach viel Zeit. In einem Haus ohne Übersicht über offene Vorgänge sind sie der Zeitraum, in dem niemand merkt, dass die Frist läuft.

05 / Die Brüche

Wo die Medienbrüche sitzen

Die Pflicht ist erfüllbar, und die Software dafür existiert. Teuer wird die Stelle, an der die Daten das ERP verlassen und per Hand wieder eingetippt werden.

Sechs Schritte, in denen das regelmäßig schiefgeht:

06 / Das Zielbild

ERP, EMCS-Software, Status zurück

Der eigentliche Fehler ist nicht die Eingabe. Es ist, dass niemand im ERP sieht, welche Vorgänge offen sind und was sie in Euro bedeuten.

Eigene Zollsoftware muss dafür niemand schreiben. Zertifizierte Teilnehmersoftware gibt es, und sie hat Schnittstellen. BEO dokumentiert einen REST-Webservice sowie CSV und XML und nennt Anbindungen an SAP und Dynamics 365. Telotec in Österreich arbeitet mit einem XML-Format namens em815. MHP bietet mit Z-EMCS CSV, XML und Webservice.

Die Lücke liegt auf der anderen Seite. Von den Branchen-ERP belegt öffentlich nur KMK WEGA eine EMCS-Schnittstelle. Für VARIO, euro-Sales Vino, WinAB und microtech habe ich in öffentlichen Unterlagen nichts gefunden. Das heißt nicht, dass es nichts gibt. Es heißt, dass man vor dem Projekt danach fragen muss.

Die Schnittstelle hat drei Aufgaben. Erstens: die IE815 aus dem Auftrag erzeugen, statt sie daneben zu tippen. Zweitens: ARC und Status zurück an den Auftrag schreiben. Drittens: Fristen auswerten, ohne dass jemand eine Liste pflegt.

Für die Fristenlogik ein Vorschlag, keine Gesetzeslage. Tag 0: ARC am Auftrag speichern und den Steuerbetrag in Euro berechnen. Erwartetes Ankunftsdatum plus fünf Werktage ohne Eingangsmeldung: Warnung an Innendienst und Kunde. Nach 14 Tagen: Eskalation, Ersatznachweise sammeln, also CMR und Ablieferquittung. Nach drei Monaten: in die Geschäftsführung, weil die Viermonatsfrist in Sicht ist.

Dazu ein Dashboard mit einer einzigen Zahl: die Summe des Steuerrisikos aller offenen Vorgänge, gestellt gegen die hinterlegte Sicherheit (§ 41 AlkStV). Wer diese Zahl jeden Morgen sieht, diskutiert nicht mehr darüber, ob Eingangsmeldungen wichtig sind.

• Tag 0: ARC am Auftrag, Steuerbetrag berechnet
• Ankunft plus 5 Werktage: Warnung an Innendienst und Kunde
• 14 Tage: Eskalation, Ersatznachweise sammeln (CMR, Ablieferquittung)
• 3 Monate: Geschäftsführung, weil die Viermonatsfrist läuft

07 / Die Entscheidung

Selbst zertifizieren lohnt nicht

Den Weg der eigenen Zertifizierung sollte man kennen, um ihn auszuschließen. Sie setzt eine fertige Teilnehmerapplikation voraus, nicht die Absicht, eine zu bauen. Der Ablauf führt über den Zertifizierungsautomaten ZefA und einen betreuten Teil, der Antrag ist ein bis drei Monate vorher zu stellen. Und jedes Release kann eine Rezertifizierung erzwingen, zuletzt Release 2.7 am 24. Januar 2026.

Beim Zukauf nennt von den geprüften Anbietern nur BEO öffentlich Preise: ab 5,90 Euro je Anmeldung oder 67 Euro pro Monat plus 2,65 Euro je Anmeldung. Bei 40 Meldungen pro Woche wären das im zweiten Modell rund 6.300 Euro pro Jahr netto. Die übrigen Anbieter nennen keine Preise, hier fehlt die Vergleichsgrundlage.

Was dagegen steht, lässt sich nicht belegen. Keine Behörde und kein Anbieter nennt Minuten pro e-VD. Eigene Annahme, ausdrücklich als Annahme: 10 bis 15 Minuten je e-VD plus 3 bis 5 Minuten je offenem Vorgang, der nachgehalten wird. Bei 40 Meldungen pro Woche sind das 9 bis 13 Stunden.

Diese Zahl sollte niemand von mir übernehmen. Eine Woche selbst stoppen reicht, und das Ergebnis ist belastbarer als jede Annahme von außen.