Meine TheseAllokation ist kein Lagerproblem, sondern ein Regelproblem über mehrere Systeme. Das ERP kennt Bestand, Charge und Kundenpreis, aber keine Zuteilungslogik. Deshalb läuft die Zuteilung in Excel, in Mails und in Köpfen. Sichtbar wird der Bruch an der Kommissionierung.
01 / Der Fall
354 Flaschen und mehrere tausend Händlerkonten
Eine Einzelfassabfüllung kommt exklusiv für den deutschen Markt. Die Mengen sind klein und öffentlich nachlesbar. 239 Flaschen bei einem Clynelish 1997 (WhiskyExperts 2017). 306 und 354 Flaschen bei einem Glen Grant und einem Ballechin (WhiskyExperts 2026). Als Richtwert nennen Händler maximal 480 Flaschen pro Fass. Die UVP einer solchen Abfüllung liegt bei 139,90 Euro.
Dagegen stehen mehrere tausend Händlerkonten im Shop. Die Frage ist nicht, wie viel im Lager liegt. Die Frage ist, wer wie viele Flaschen bekommt. Und warum genau so.
Im Burgund ist dieselbe Frage Alltag. Händler kauften Premier und Grand Cru „trotz kleiner Qualitäten", „um die Allokation nicht zu gefährden" (Meiningers Sommelier). Bei Kaviar mit Charge und Mindesthaltbarkeit stellt sich die Frage genauso, nur schneller.
02 / Die Regel
Die Regeln gibt es. Aufgeschrieben sind sie selten.
Zuteilung folgt in der Praxis wenigen Größen. Eine Quote pro Kunde. Die Verkaufshistorie. Eine Reserve für Neukunden. Eine Kopplung an das Standardsortiment. Dazu eine Warteliste für alle, die leer ausgehen.
Der US-Importeur Skurnik Wines beschreibt sein Verfahren öffentlich. Die Menge je Bestandskunde ist begrenzt. Zugeteilt wird nach Verkaufshistorie. Für neue Produkte baut das Haus zuerst eine Historie auf. Ein kleiner Anteil bleibt für Neukunden reserviert (Harmon Skurnik gegenüber Wine-Searcher, 09/2020).
In den USA ist die Zuteilung teilweise Verwaltungsvorgang. In New York müssen knappe Weine als Limited Availability im Preisverzeichnis gemeldet werden. Mengenrabatte darauf sind verboten (NY State Liquor Authority, Advisory 2016-2). In Utah kennzeichnet die Behörde solche Produkte als L-Status und kann Flaschenlimits pro Kunde anordnen (Utah Admin. Code R82-2-106).
Wie viel eine Zuteilung wert ist, zeigt sich, wenn sie den Besitzer wechselt. Anfang 2026 gingen beim Übergang von Le Pinot Noir zu Bergkellerweine „28 Allokationen von Betrieben aus dem Burgund und von der Rhône" mit (WEINWIRTSCHAFT 2026). Ein neuer Fine-Wine-Importeur mit 40 Lieferanten hat „teils nur wenige Flaschen je Wein", weshalb „die Anzahl der Kunden naturgemäß beschränkt" sei (WEINWIRTSCHAFT).
Zur Kopplung ein Satz, keine Rechtsberatung. Sie ist nach der Vertikal-GVO freigestellt, solange Anbieter und Abnehmer unter 30 Prozent Marktanteil liegen (VO (EU) 2022/720, Art. 3). Für mittelständische Importeure ist das Risiko damit meist gering.
Die Regeln existieren also. Sie stehen nur in keinem System.
- Quote pro Kunde und Artikel
- Zuteilung nach Verkaufshistorie
- Reserve für Neukunden und Außendienst
- Warteliste mit Nachrückverfahren
03 / Das Lager
Was die Kommissionierung davon merkt
Eine Zuteilung ist kein Auftrag. Sie ist ein Anspruch mit Frist. Genau deshalb landet sie im Lager.
Zugeteilte, aber nicht abgerufene Ware blockiert Bestand. Im System steht sie entweder als frei verfügbar oder als komplett gesperrt, je nach Behelf. Beides ist falsch. Ein US-amerikanischer ERP-Anbieter zitiert Distributoren nach eigener Darstellung mit zwei Sätzen, die den Zustand gut beschreiben: „We track allocations in 3 separate systems" und „Wine gets allocated, but not taken, and we walk from other business" (Western Computer, Blog, undatiert).
In der Kommissionierung kommt das als Unsicherheit an. Der Picker sieht eine Flasche im Fach. Ob sie frei ist oder für ein Konto reserviert, steht nicht am Fach. Bei einer Auflage von 354 Flaschen und einer UVP von 139,90 Euro entscheidet diese Auskunft über einen vierstelligen Warenwert.
Die Nachzuteilung läuft dann per Mail. Wer eine Zusage hat, ruft nicht ab. Wer abrufen will, hat keine Zusage. Die Korrektur passiert außerhalb des Systems und kommt dort nie an. Am Monatsende stimmt der Bestand, aber niemand kann sagen, wie er entstanden ist.
04 / Das ERP
Kontrakt und Reservierung ja, Zuteilungslauf nein
Die Branchenlösungen im DACH-Raum leisten viel. VARIO dokumentiert eine Kontraktverwaltung mit Kontingent und Abrufmenge sowie Reservierungen. KMK WEGA dokumentiert Subskriptionen im Einkauf und Kundenpreisvereinbarungen. Beides deckt den Fall ab, in dem eine Menge mit einem Partner vereinbart ist.
Der Allokationsfall ist ein anderer. Eine knappe Menge muss über viele Kunden verteilt werden. Nach Regeln. In einem Lauf. Mit einem Ergebnis pro Kunde, das jemand vor der Freigabe prüfen kann. In den öffentlichen Unterlagen der geprüften DACH-Lösungen ist das nicht dokumentiert.
Das ist kein Vorwurf an die Hersteller. Ein Kontrakt ist eine Vereinbarung mit einem Partner. Eine Zuteilung ist eine Verteilungsentscheidung über viele Partner. Das sind zwei verschiedene Datenmodelle. Das erste braucht einen Beleg, das zweite einen Rechenlauf.
Die Folge ist immer dieselbe. Die Logik wandert dorthin, wo sie sich ohne Ticket ändern lässt. In die Tabelle. Dort ist sie schnell und hängt an einer Person. Nach dem Lauf ist sie nicht mehr zu rekonstruieren.
05 / Der Weg
Zuteilung als eigener Regelbaustein
Der Baustein läuft neben dem ERP, nicht darin. Das ERP bleibt führend für Bestand, Preis und Beleg. Der Baustein entscheidet die Verteilung und schreibt das Ergebnis zurück.
Das Datenmodell ist klein. Ein Artikel bekommt ein Kontingent und ein Zeitfenster. Kunden bekommen Regeln: Klasse, Historie, Mindest- und Höchstmenge, Reserveanteil. Ein Zuteilungslauf erzeugt ein Ergebnis pro Kunde. Jemand prüft es und gibt frei. Erst mit der Freigabe geht die Reservierung ins ERP und in den Shop.
Die Frist auf der Reservierung ist der Teil, der im Lager wirkt. Eine Zusage ohne Frist blockiert Bestand unbegrenzt. Mit Frist fällt die Menge automatisch in den Pool zurück und geht an den Nächsten auf der Warteliste. Der Picker sieht dann einen Bestand, der stimmt.
Zwei Eigenschaften entscheiden über den Nutzen. Die Regeln müssen konfigurierbar sein, weil sie sich pro Saison und pro Lieferant ändern. Ein Zuteilungsschlüssel im Programmcode ist derselbe Fehler wie die Tabelle, nur teurer. Und jeder Lauf muss protokolliert sein. Bei einer Händlerbeschwerde ist der nachvollziehbare Lauf das einzige Argument, das trägt.
Bei Frischeware gilt dieselbe Logik mit einer Dimension mehr. Zugeteilt wird nicht nur eine Menge, sondern eine Charge mit Restlaufzeit. Die Mindesthaltbarkeit wird damit zur Regelgröße. Ware, die früher abläuft, geht zuerst an Kunden mit hohem Umschlag.
- Kontingent pro Artikel mit Zuteilungsfenster
- Kundenregeln: Klasse, Historie, Min und Max, Reserve
- Zuteilungslauf mit Ergebnis pro Kunde und Freigabe
- Reservierung mit Frist zurück in ERP und Shop
06 / Der Test
Drei Fragen an den Innendienst
Ob im eigenen Haus ein Allokationsproblem steckt, klärt ein kurzes Gespräch.
Laufen die Antworten dreimal auf eine Tabelle und eine einzelne Person hinaus, ist das keine Personalfrage. Es ist eine Lücke zwischen ERP, Shop und Lager.
- Wo steht, wer bei der letzten Einzelfassabfüllung wie viele Flaschen bekam, und warum?
- Was passiert mit einer Zuteilung, die nach zwei Wochen nicht abgerufen ist?
- Woran erkennt die Kommissionierung, dass eine Flasche im Fach belegt ist?
Kurzfazit
Ein Regelproblem, kein Lagerproblem
Allokation scheitert nicht am Bestand, sondern daran, dass die Zuteilungsregel in keinem System steht. Ein kleiner Baustein neben dem ERP bringt hier mehr als das nächste Modul-Upgrade.
- Interessant für
- Importeure mit limitierten Artikeln, vielen Händlerkonten und einem Shop, der dieselbe Ware sieht wie der Außendienst.
- Im Blick behalten
- Ohne Frist auf der Reservierung und ohne Rückschreiben in ERP und Shop bleibt die Zuteilung Theorie. Ohne Protokoll ist sie gegenüber Händlern nicht belegbar.